Kontakta oss
7.10.2026Artikel

Upphandling av lokalvård för kontor – steg för steg

En lyckad upphandling av lokalvård för kontoret bygger på tydliga funktionskrav, realistisk tidsåtgång och mätbara kvalitetsmål framför lägsta timpris. Ett bra underlag gör det enklare att jämföra leverantörer, minskar risken för missförstånd och ger bättre förutsättningar för en jämn kvalitet under hela avtalsperioden.

Enligt Upphandlingsmyndigheten kan kvalitetskrav för städtjänster specificeras redan i upphandlingsdokumenten, så att resultatet går att följa upp systematiskt under avtalsperioden. I den här guiden går vi igenom de viktigaste kraven att få med, allt från omfattning och kvalitetsuppföljning till arbetsmiljö, miljö, bemanning och rapportering.

Börja med att kartlägga verksamhetens behov

Innan kravspecifikationen skrivs behöver ni skapa en tydlig bild av hur lokalerna faktiskt används. Ritningar och gamla städscheman räcker inte alltid, särskilt när planlösning, arbetssätt eller närvaro har förändrats. Ta gärna in synpunkter från lokalansvariga, reception, medarbetare och skyddsombud. De vet ofta vilka ytor som belastas mest och var dagens städning fungerar mindre bra.

Kartlägg framför allt:

  • Uppdaterade ytor och golvmaterial
  • Antal medarbetare och besökare under olika veckodagar
  • Kontor, mötesrum, toaletter, pentryn och andra gemensamma ytor
  • Tider då städningen kan utföras med så liten störning som möjligt
  • Särskilda utrymmen som förråd, omklädningsrum, cykelrum eller reception
  • Periodiska behov som golvvård, fönsterputs och textiltvätt

Kravlista för upphandling av lokalvård

En tydlig kravlista gör det enklare för leverantörerna att räkna på samma uppdrag och för er att följa upp leveransen efteråt.

1. Omfattning och arbetsmoment

Beskriv tydligt vad som ska göras, var och hur ofta. Separera den löpande lokalvården från periodiska och extra tjänster så att det framgår vad som ingår i grundpriset. Ju tydligare gränsen är mellan ordinarie städning och tilläggstjänster, desto mindre risk för diskussioner om vad som ingår senare. Ta exempelvis ställning till:

  • Golv – dammsugning, torrmoppning, fukttorkning och periodisk golvvård
  • Pentry och pausytor – bord, bänkar, köksytor och vitvaror
  • Toaletter – sanitetsporslin, speglar, golv och påfyllning av förbrukningsmaterial
  • Arbetsplatser och mötesrum – fria ytor, möbler och kontaktpunkter
  • Avfall – tömning och eventuell källsortering
  • Tillval – exempelvis fönsterputs, textiltvätt och mer omfattande golvvård

2. Kvalitet och uppföljning

Bestäm redan i upphandlingen hur städkvaliteten ska mätas och följas upp. Ett gemensamt system gör bedömningen mindre beroende av personligt tyckande. Upphandlingsmyndigheten lyfter bland annat SS-INSTA 800-1:2018 som en standard för att beskriva, fastställa och bedöma städkvalitet med objektiva mätprinciper. Det är ofta en bra idé att följa upp tätare under de första månaderna och sedan anpassa intervallet när leveransen har stabiliserats. Bestäm bland annat:

  • Vilka kvalitetsnivåer som ska gälla i olika delar av lokalen
  • Hur ofta gemensamma kontroller ska genomföras
  • Hur avvikelser ska dokumenteras
  • Hur snabbt brister ska åtgärdas
  • Hur återkommande kvalitetsproblem ska hanteras i avtalet

3. Arbetsmiljö och villkor

Bra lokalvård förutsätter också rimliga arbetsförhållanden för personalen. Arbetsmiljö och anställningsvillkor bör därför vara en tydlig del av kravställningen. Enligt Arbetsmiljöverket finns ett ansvar för samordning av arbetsmiljön på fasta arbetsställen, samtidigt som entreprenören ansvarar för sin egen personals arbetsmiljöarbete. Tydliga och schyssta villkor kan också bidra till lägre personalomsättning och bättre kontinuitet i leveransen. Kollektivavtal via Almega Serviceföretagen eller motsvarande villkor, ger tydliga ramar för bland annat lön, pension och försäkringar.

Kontrollera följande:

  • Kollektivavtal eller motsvarande villkor
  • Ergonomisk utrustning och fungerande städvagnar
  • Rutiner för ensamarbete på kvällar och tidiga morgnar
  • Tillgång till lämpliga städutrymmen, vatten och ventilation
  • Introduktion kring larm, brandskydd, utrymningsvägar och behörigheter

4. Miljökrav

Miljökraven bör vara konkreta och möjliga att följa upp. Det handlar både om vilka produkter som används och om hur leverantören arbetar för att minska förbrukningen av kemikalier, vatten och energi. Mikrofiber, joniserat vatten, rätt dosering och moderna rengöringsmetoder kan minska behovet av kemikalier utan att kvaliteten behöver försämras.

Exempel på krav:

  • Miljömärkta kemikalier, exempelvis Svanen eller Bra Miljöval
  • Begränsad användning av parfymerade produkter
  • Doseringssystem som minskar överanvändning av kemikalier
  • Säkerhetsdatablad för kemiska produkter
  • Rutiner för tvätt och återanvändning av moppar och mikrofiberdukar

5. Bemanning och ansvar

Be leverantören beskriva hur uppdraget ska bemannas och hur kontinuiteten hanteras vid exempelvis sjukdom, semester eller förändrade behov. Tidsberäkningen behöver vara rimlig utifrån bland annat lokalens planlösning, möbleringsgrad, antal toaletter, golvmaterial och hur mycket gemensamma ytor används. Det bör framgå:

  • Vem som är ansvarig arbetsledare och kontaktperson
  • Hur ersättare sätts in vid frånvaro
  • Vilken utbildning och introduktion personalen får
  • Hur bemanningen kan justeras vid högre belastning, evenemang eller andra tillfälliga behov
  • Hur beräknad tidsåtgång har tagits fram

6. Rapportering och löpande dialog

Bestäm också hur beställare och leverantör ska följa arbetet i vardagen. En enkel rapporteringsmodell gör det lättare att upptäcka avvikelser och anpassa uppdraget när verksamheten förändras. Digital avvikelserapportering kan också ge bättre insyn i leveransen. Lokalvårdaren kan registrera genomförda moment och samtidigt rapportera sådant som trasig belysning eller läckande kranar.

Det kan omfatta följande:

  • Genomförda kvalitetskontroller
  • Registrerade avvikelser och åtgärder
  • Behov av material eller förbrukningsvaror
  • Fel som upptäcks i lokalen, exempelvis trasig belysning eller läckande kranar
  • Regelbundna avstämningar mellan beställare och arbetsledare

Snabb checklista inför upphandlingen

En genomarbetad kravspecifikation gör det enklare att jämföra offerter på samma grunder och skapar en tydligare grund för samarbetet efter avtalsstart. Innan ni skickar ut underlaget, kontrollera att ni har:

  • Kartlagt aktuella ytor, golvmaterial och användning
  • Beskrivit både löpande och periodiska arbetsmoment
  • Fastställt hur kvalitet ska mätas och följas upp
  • Ställt krav på arbetsmiljö och rimliga personalvillkor
  • Definierat relevanta miljökrav
  • Säkrat att bemanning och beräknad tidsåtgång är realistiska
  • Utsett kontaktpersoner och bestämt hur avvikelser ska rapporteras
  • Beskrivit hur uppföljningen ska fungera efter avtalsstart

Tydliga krav ger ett bättre samarbete

En bra upphandling handlar inte bara om att jämföra pris. Målet är att hitta en leverantör som kan leverera rätt kvalitet, med rätt bemanning och på ett sätt som fungerar för verksamheten över tid. Med tydliga krav på omfattning, kvalitet, arbetsmiljö, miljö och uppföljning blir det enklare för båda parter att veta vad som förväntas.

Anlita SOL för din lokalvård

ör verksamheter som vill samla sin lokalvård hos en erfaren leverantör kan vi på SOL ta fram ett upplägg utifrån lokalernas och verksamhetens behov. Ni kan samla flera servicetjänster hos oss, som fönsterputs och golvvård, för ett mer förmånligt helhetsupplägg och enklare administration.

Med flera tjänster samlade hos SOL får ni dessutom färre kontaktvägar, bättre samordning och en tydligare överblick över den löpande servicen. Kontakta oss idag för att boka ett möte och få en kostnadsfri, skräddarsydd offert utifrån era behov – helt utan krav.

Kontakta oss
Offertförfrågan

Källor och referenser